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Outils collaboratifs : bien choisir et bien gérer !
2020 a contraint toutes les organisations à les utiliser. La faute (ou le mérite) au confinement et à son compère, le travail en remote !
Fin mars 2020, et dans une grande confusion, les équipes et les entreprises ont ouvert des comptes sur de nombreux outils collaboratifs.
Selon une enquête YouGov pour Atlassian, en 2021, 80% des salarié.e.s utilisaient des outils collaboratifs pour travailler. Leur utilité n’est donc plus à démontrer au sein des entreprises. Mais rapidement, avec tous les signaux sonores, les notifications, les onglets qui clignotent… l’instantanéité de ces outils a dévoilé quelques limites. Et les entreprises doivent reprendre les choses en main.
Pourquoi faire le tri ?
Ouvrir un espace dans les outils collaboratifs s’avère, globalement, d’une facilité déconcertante. La majorité d’entre eux propose des formats Saas (pour rappel et pour faire simple, le logiciel est hébergé par le fournisseur et l’accès se fait par Internet). Donc, pas de logiciel à installer sur les ordinateurs, éventuellement juste une autorisation à demander au service IT pour lever le firewall (ndlr : le pare-feu qui sécurise le système informatique). Une simple inscription avec adresse mail suffit pour activer le service. C’est pourquoi, en 2021, 32% des employé.e.s jonglaient avec, non pas 1 ou 2 outils, mais 4 à 10 !
Dans les structures les plus petites, comme les start-ups, les TPE ou les agences de communication, les collaborateurs.rices.rices ont pu avoir carte blanche dans le choix des outils collaboratifs. À chacun.e ses raisons liées à sa réalité métier ou à une grande sensibilité à l’ergonomie de l’outil ! Mais, avec tous ces canaux de communication ouverts, les collaborateurs.rices loupent finalement certaines infos, ne sachant plus à quel outil se fier, ni où donner de la tête.
Pour éviter la démultiplication des outils et leur redondance, pour conserver leur efficacité et leur appropriation, un tri s’impose ! Et si, pour accéder aux fonctionnalités de base, nul besoin d’ouvrir son porte-monnaie, l’impact environnement devrait convaincre les entreprises de sélectionner scrupuleusement ses outils collaboratifs ! Devant délivrer des infos en temps réel, ils doivent recharger en permanence. Ils sont donc un puissant générateur de pollution numérique…
Comment choisir les bons outils ?
Dans les plus grandes entreprises, il incombe souvent aux services IT de mettre en place les outils collaboratifs. 2 stratégies de choix se sont imposées, dont chaque structure peut s’inspirer :
Le best-of-suite, ou le logiciel tout-en-un
On pense spontanément à la suite Google et ses Gmail, Google Meet, Google Drive, etc. Ou encore à Microsoft et son Outlook, Teams, Yammer… Tous les besoins de l’entreprise et des collaborateurs.rices sont, en effet, couverts et centralisés dans 1 seul et même outil. En une seule connexion, tout est à dispo !
Le best-of-breed, ou le meilleur dans chaque catégorie
Dans ce cas, on part du principe qu’un seul outil ne répond pas forcément à l’ensemble des besoins des équipes ou ne correspond pas à la réalité du terrain. Les services DSI vont, par conséquent, proposer de déployer le meilleur outil dans son domaine d’application. Chaque outil ayant sa spécialité. Zoom et Slack sont régulièrement cités en tête de ces must-have à ouvrir.
Parmi les critères de sélection, le prix arrive en pole position, suivi de l’ergonomie de/des outils, les fonctionnalités, l’intégration à des outils métiers, la facilité de déploiement et d’utilisation, le service client et la sécurité.
Les étapes de sélection de l’outil collaboratif
- Faire le tour des outils existants.
Quels outils ont été ouverts par les collaborateurs.rices ? Que propose la messagerie en plus de son service de base ? La bonne solution est peut-être déjà utilisée dans votre entreprise !
- Lister l’ensemble des besoins et des objectifs.
Les principaux besoins des collaborateurs.rices s’articulent autour de :
- La communication et les échanges entre collaborateurs.rices.
- L’accessibilité, le partage et le stockage de fichiers.
- L’organisation et le suivi des projets et des tâches de chacun.
Mais il est intéressant de savoir dans quel ordre ils cités !
- Interroger les équipes
Il convient aux managers de recueillir leurs expériences, leurs impressions, leurs contraintes, leurs appétences. Les utilisateurs de ces outils, ce sont bien eux. Et sans leur adhésion, leur déploiement va droit dans le mur. Mais le succès ne dépend pas que de ça…
Comment bien gérer les outils collaboratifs ?
Et oui, la bonne gestion des outils choisis est primordial pour ne pas noyer les collaborateurs.rices. Ranger, classer, archiver, supprimer, nommer… il faut que tout un chacun retrouve facilement le chemin du dossier recherché ou du groupe d’échanges. Les outils doivent en effet faire gagner du temps (ou en tout cas ne pas en faire perdre).
Si le manager peut prendre en main cette mission, il peut également détecter au sein de l’entreprise un maniaque de l’organisation ou un pro des outils numériques. L’office manager peut, par exemple, être un bon gestionnaire. Dans le cadre des réseaux sociaux d’entreprise, la nomination d’un.e Community-Manager peut rapidement devenir indispensable pour révéler toute l’utilité de l’outil.
Mais la mise en place de process soulagera tous les utilisateurs. Pas une procédure lourde à suivre, mais quelques règles qui relèvent du bons sens 😉
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Les fiches métiers
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Toute peine mérite salaire
Rémunération, salaire, paie… autant de gros mots qui sont tabous en France, même dans les métiers de la création, de la communication, du marketing et du digital.
Un commentaire sur “Outils collaboratifs : bien choisir et bien gérer !”
Euh….Je suis la « maniaque » du rangement, classification, organisation, etc., en question…sauf que je ne suis pas maniaque. J’ai juste une assez bonne compréhension des effets du numérique sur nos pratiques, notamment la démultiplication des documents et de leurs copies, ainsi que des contraintes organisationnelles et psychologiques que nous imposent nos propres limites humaines. Je me situe à la croisée des promesses marketing du numérique et de la réalité des contraintes institutionnelles et légales, dont le clash génère énormément de problèmes très concrets et souvent très envahissants. C’est donc à moi que revient la charge d’aider les gens à s’y retrouver dans ce bazar d’obligations en matière de productivité et d’injonction à la créativité, à la responsabilité et autres buzzwords de plus en plus creux. Et tout cela, avec le sourire, dans le calme, la pédagogie, la bienveillance, et la patience, beaucoup, beaucoup de patience, énormément de patience, pour éviter que les gens ne tombent en burn-out, en dépression ou dans le désespoir en général. Donc, maniaque….pas vraiment. Juste obligée de faire preuve d’une grosse solidité et stabilité à toute épreuve. Et ça peut donc donner une impression un peu robotique parfois.