L’onboarding à distance dans votre entreprise, c’est possible !

Depuis ces dernières années, la France est dans un contexte de pénurie de talents, notamment sur les secteurs d’activité qui nous concernent (digital, marketing et communication). La crise sanitaire a changé la donne sur la digitalisation des entreprises et généralisé le télétravail. En effet, entre 2019 et 2020 (soit au plus fort de la crise sanitaire), le nombre d’entreprises en accord avec le concept du télétravail a augmenté de 67%.

Ainsi, le concept de localisation a subi une mutation et un.e recruteur.se peut désormais dénicher des talents un peu partout en France et même à l’étranger. Et ce sans aucune contrainte de déplacement ou de logement. Cette petite mort du full présentiel est plutôt une bonne chose nous direz-vous.

OK mais qu’en est-il alors de l’intégration, ce fameux « onboarding » censé accueillir ces nouvelles recrues ? En tant que cabinet de recrutement on peut témoigner que c’est une étape souvent sous-estimée, alors imaginez quand il s’agit de gérer l’intégration de collaborateurs à plusieurs dizaines ou centaines de kilomètres des bureaux ?

Côté recruteur.se comme côté candidat.e, on s’est dit qu’un petit tour d’horizon de ce qu’il est possible de faire pouvait vous intéresser. Voici une petite sélection de bonnes pratiques ! 

Etre intégré.e avant son premier jour 

La relation avec l’entreprise a commencé dès le process de recrutement, il ne s’agit pas de la construire juste à l’arrivée du / de la nouveau.lle collaborateur.rice. Elle doit se préparer en amont. 

Les progrès sont nombreux depuis ces dernières années pour se faire aider d’outils numériques. Un de premiers outils utiles, surtout si plusieurs recrutements sont en cours, et d’avoir de l’aide pour gérer au mieux les différents nouveaux profils, par exemple en  s’équipant d’un logiciel de gestion du personnel pour avoir une visibilité sur les nouvelles arrivées et suivre le process d’onboarding.

Avant le premier jour officiel, on peut donc s’interroger et préparer. Astuces.

Envoyer de la documentation pour une présentation personnalisée de votre entreprise

A la suite des entretiens qui ont mené à une signature de contrat, et avant la prise de poste effective de la nouvelle recrue, certaines entreprises préparent de la documentation pour qu’elle prenne le temps de se familiariser avec la société, l’offre et les procédés. 

Un moyen apprécié des candidats pour découvrir les locaux et l’ambiance qu’il y a dans l’équipe est le petit montage vidéo qui va bien des moments en équipe et des bureaux ! 

Préparer ses missions, ses comptes et ses outils de travail à distance  

On voit encore des entreprises attendre leur jour J pour expliquer au / à la nouveau.lle arrivant.e la méthodologie de travail à distance. C’est un peu tard vous en conviendrez ?
Il vaut mieux qu’il ou elle ait reçu un document énumérant clairement ses missions pour qu’il ou elle se les approprie. Il faut également penser à créer ses comptes d’accès à l’intranet ainsi qu’aux différents outils de communication et de gestion utilisés en équipe. Qu’il ou elle pourra tester.

Prévenir l’équipe 

L’histoire du candidat qui part au bout d’une semaine de présence parce qu’on ne la tout bonnement pas présenté à l’équipe ne devrait plus exister. 4 % des nouveaux salariés démissionnent après une première journée désastreuse. Il est essentiel de prévenir l’équipe de l’arrivée de la nouvelle recrue (sa fonction et ses missions), même si elle ne viendra pas en présence au bureau. Bien sûr, c’est très efficace que chacun puisse prévoir un peu de temps pendant la ou les semaines d’intégration pour répondre à ses questions. Lui suggérer un ajout sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn est un premier vrai pas.

Envoyer une box goodies 

Vu par certains services RH (qui ont œuvré main dans la main) avec le service communication : un petit coffret d’accueil. Exemple : une petite box avec quelques goodies comme un mug, des stylos, des carnets ou plus original des chaussons pour le télétravail. Ainsi, en disposant ces objets sur son bureau, la personne aura un sentiment d’appartenance à l’entreprise et la frontière avec son environnement personnel (qui est déjà très fine en télétravail) sera un peu mieux définie. 

L’onboarding durant les premiers jours de contrat 

Les présentations officielles le jour J avec l’équipe 

Le manager direct et les RH auront à cœur de bien planifier dans les agendas de chacun la journée d’intégration dans l’entreprise de la nouvelle recrue. Il est important que la grande majorité de l’équipe soit présente à la visioconférence de bienvenue afin que la personne se sente directement intégrée. Evidemment webcam et noms inscrits (on pense à ceux qui n’allument jamais leur caméra et qu’on ne voit jamais) rendront l’échange plus humain. Cela facilitera la mémorisation des rôles de chacun dans l’entreprise pour le ou la nouvel.le employé.e. Apprécié : le petit tour de table où chaque collaborateur se présente, explique ses fonctions et en quoi il ou elle pourra être amené.e à travailler avec cette nouvelle personne.  

Attribuer un « buddy » au nouveau talent

 Un « buddy », c’est quoi ? C’est tout simplement un parrain ou une marraine pour le nouvel.lle arrivant.e qui, à l’image d’un coach, est celui qui va l’accueillir, le conseiller et l’orienter pendant toute sa période d’intégration. Le buddy doit être son / sa référent.e, celui sur lequel il peut compter. Il est important que le parrain ou la marraine soit disponible et présent.e pendant les premières semaines pour aider à la prise en mains d’un nouveau poste et faire ainsi en sorte que l’intégration soit réussie.

Etre clair sur le programme de formation

De plus en plus d’entreprises choisissent des candidat.e.s sur leurs valeurs et leur potentiel. Et oui sitôt embauchés sitôt formés ! D’où nécessité de les former sur un aspect précis de leur job dès leur arrivée. Une organisation (avec planning, mise en oeuvre et objectifs) que les futur.e.s collaborateurs doivent connaître au plus tôt.

Faire plusieurs feedbacks avec la nouvelle recrue 

On voit un peu trop souvent des collaborateurs qui ont passé 2 ou 3 semaines dans leur nouvelle entreprise sans avoir eu d’échange au sujet de leurs débuts.
Que ce soit au travers du Buddy ou par le / la responsable de recrutement, il faut revenir fréquemment prendre des nouvelles de la nouvelle recrue, que ce soit sur l’organisation, les missions confiées, l’organisation interne, la charge de travail mais également sur son intégration dans l’équipe.

Que du bon sens direz-vous ? Tout à fait. Mais pour réussir un parcours d’intégration à distance, il est impératif que l’entreprise ait déjà des outils pour ceux et celles qui sont en présentiel. Autrement dit, l’entreprise doit déjà avoir pris conscience de la valeur stratégique que revêt l’onboarding pour son avenir.

Et vous, vous avez du vécu en termes d’onboarding loupé ?